ניהול נכון של מחסן החנות עשוי למנוע הפסדים כספיים

​

אתר הקמעונאות של ישראל​

03-5357669​​

התהליך שמתחיל עם הזמנתו של מוצר מסוים לחנות, ועד שהוא מונח על המדף ומוצע למכירה- הוא ארוך, מורכב, ולעיתים מלא במהמורות. שינוע הסחורה שהוזמנה ממקום הייצור, דרך הגעתה לחנות עם הספקים, כמו גם קבלתה על ידי עובדי החנות- כל אלו מצריכים ביצוע של פעולות רגישות במיוחד, מכמה היבטים, ולכן הרבה דברים במהלך הדרך עלולים להשתבש.

גניבות על ידי צוות החנות? לא אצלי!

אין איך לחמוק מזה- כל קמעונאי נתקל במעשי גניבה ומרמה ונאלץ להתמודד עם התופעה המכוערת הזו מדי פעם בפעם. הרבה יותר קל להתעלם מהנושא הלא נעים של הגניבות, להטיל את האשמה רק על הספקים והלקוחות, ולהחליט שהם האחראים הבלעדיים למחסור חשוד בסחורה שהוזמנה. אך חשוב להבין כי דווקא הטלת ספק זהירה ומנומסת באמינות הצוות שעובד בתוך החנות, ייתכן אמנם שתגרום לאווירה לא נעימה בין העובדים, וזה דבר שהרבה מנהלי חנויות לא ממש ששים להתעסק איתו- אך היא זו שבאמת יכולה להביא להתנהלות יעילה של העסק, ולמניעת גניבות בצורה אפקטיבית יותר.

כיצד לנהל את הסיכונים האפשריים בצורה חכמה

עד שהמוצר מגיע עד אליך לחנות, הוא עובר הרבה מאוד צמתים בדרך, כאשר ניתן לחלק את ה"סיכונים האופציונליים" שעליך כמנהל להתמודד עמם, לשני חלקים עיקריים: ההון האנושי, כלומר העובדים בחנות- והמחסן שאליו משונעת הסחורה.

עובדי החנות הם נכס יקר וכמובן שחווית עבודה חיובית היא חשובה ביותר, והתחושה שיש לך צוות שעובד היטב יחד היא דבר נפלא ולא נעים להרוס אותה. עם זאת מומלץ מאוד לתחום באופן ברור את התפקיד של כל אחד ואחד מן העובדים, על מנת שלכולם יהיה ברור מה מותר ומה אסור, ולא יהיו שום "גבולות גמישים" שייחצו בגלל שהניהול היה "קליל" מדי. כך לא יהיה ספק, למשל, מי אחראי על רשימת הסחורה שיש להשלים, מי מזמין אותה, מי בודק את החשבוניות מהספקים, מי מסדר את הסחורה במחסן, וכן הלאה.

אתה כמנהל חייב להגדיר נהלי עבודה מסודרים, בכל הנוגע לקבלת סחורה: האם העובדים מוודאים שכל הסחורה נספרה, האם נעשתה בדיקת איכות אקראית לגבי טיב המוצרים שהגיעו, ואם יש צורך בכך- האם בוצעו החזרות לספקים בצורה מסודרת. לכל עובד בחנות חייבת להיות גישה אך ורק למקומות המשרתים את תפקידו באופן מובהק, ולכן, למשל, רק לאחראי על המחסן צריך להיות את המפתח אליו, וכל תהליך הכנסה או הוצאה של סחורה מהמחסן- חייב לעבור אצל הממונים על כך.

חשיבותו של המחסן

מחסן החנות הינו נכס משמעותי ביותר והוא מהווה בורג חשוב ופונקציונלי במערכת. המחסן צריך להיות מסודר כך שלעובדים תהיה גישה נוחה אליו, גם בעת קבלת סחורה וגם כאשר יש צורך לקחת ממנו מוצרים ולסדר בתוך החנות. שני התהליכים הללו מתבצעים, קרוב לוודאי, באופן שוטף ויום-יומי אצלך בעסק, ולכן המחסן צריך להיות חשוב ממש באותה מידה מבחינתך כמנהל, כמו חזית החנות עצמה. גם בתוך המחסן, ולא משנה מה גודלו- חשוב שיהיו אזורים מוגדרים לקטגוריות מוצרים שונות- על מנת לסייע לעובדים להשלים סחורה בצורה יעילה.

חשוב להבין כי ניהול נכון של מחסן החנות, יכול ממש למנוע הפסדים כספיים, כיוון שכאשר הוא מסודר ונקי והפעולות שהוא משמש עבורן, מתבצעות ומנוהלות בצורה מיטבית- הרבה מאוד גניבות יכולות להימנע, וכך גם "זריקה" מיותרת של כסף. כדאי, למשל, להקצות מקום מיוחד במחסן למוצרים שאמורים להיות מוחזרים לספקים בשל פגם או תוקף שחלף ולוודא שכל תהליך הסחורה המוחזרת לספקים מתבצע כראוי. יש לפקח על הנושא, על מנת לוודא שאף סחורה לא נפגמת באופן מכוון על ידי עובדים לא ישרים שמעוניינים להביא אותה אליהם הביתה- כי גם זה קורה לפעמים, כאשר סחורה שלא ניתן למכור אותה בשל פגמים כאלו או אחרים, מושלכת אל האזור של ההחזרות וכך ניתן להעלים אותה ביתר-קלות.

הגדרת תפקידים מסודרת לעובדים, מאפשרת גם מתן שירות טוב יותר ללקוחות

הכרת נקודות התורפה של כל תהליך השינוע של סחורה, החל מן הייצור ועד לתצוגה בחנות, ומציאת פתרונות שאינם מהווים רק "כיבוי שריפות" אלא הופכים לנהלים של ממש, מסייעת מאוד להתנהלות העסק, הן מבחינה פיננסית והן מבחינת השירות המוצע בסופו של דבר ללקוחות.

הזמנת סחורה וטיפול בה באופן מסודר ולפי לוח משימות הידוע לכולם, ארגון המחסן בצורה פונקציונלית ונוחה, הפרדת מוצרים שפג תוקפם מכאלו שעדיין ניתנים למכירה- כל אלו מהווים פעולות חשובות ויש לשים עליהם את הדגש, לאורך זמן ובצורה יציבה. רק ככה ניתן יהיה למקסם את היכולת של מנהלי החנות לעקוב אחרי הדרך שעושה הסחורה, למנוע כמה שיותר תקלות בירוקרטיות לאורך התהליך, ולהעניק ללקוחות את השירות הטוב ביותר.

חשוב שאתה כמנהל תכיר את החנות שלך לעומק

אף אחד לא יכול לתת לך את נוסחת הקסם שתעבוד אצל כל הקמעונאים באשר הם, כיוון שכל אחת מהחנויות בעולם, היא בעלת אופי וצורת התנהלות משלה. אבל יש הרבה מאוד שאלות שחייבות לעמוד על הפרק וחייבות להישאל, על מנת לאפשר ניהול סיכונים מיטבי, כאשר המנטרה המרכזית היא- אם אתה מכיר את הארגון שבראשו אתה עומד בצורה טובה, זה המפתח שלך להצלחה עסקית.